Ang pagpaplano ng kaganapan para sa iyong organisasyon ay nakaka-stress at napakatagal. Ang pagiging maayos na nakaayos ay maaaring makatulong sa pagpapagaan ng stress at makatipid sa iyo ng oras. Isang mahalagang aspeto na dapat isaalang-alang kapag nagpaplano ay ang imbitasyon. Aabisuhan ng imbitasyon ang mga tao tungkol sa paparating na kaganapan at hihilingin silang dumalo. Kadalasan ito ang unang pagkakataon na maririnig nila ang kaganapan, kaya mahalagang saklawin ang lahat ng detalye sa imbitasyon.
Mga Pangunahing Elemento ng Imbitasyon
Ang mga pangunahing elemento na isasama sa imbitasyon ay:
- Organisasyong nagho-host ng kaganapan
- Petsa
- Oras
- Venue
- RSVP contact information
- Presyo para makadalo sa kaganapan
Mahalaga ring ipadala ang imbitasyon sa isang napapanahong paraan. Nangangahulugan ito ng hindi bababa sa anim hanggang walong linggo bago ang kaganapan. Nagbibigay ito ng oras sa mga bisita na tumugon at magplano nang naaayon.
Pagsusulat ng mga Imbitasyon para sa Fundraiser
Ang pagpili ng tamang salita ay maaaring magtakda ng tono para sa iyong fundraiser at maabisuhan ang mga bisita ng pormalidad ng kaganapan at kung ano ang dapat nilang asahan.
Mga Alituntunin sa Imbitasyon
Ang ilang mga alituntunin na dapat isaalang-alang kapag isinusulat ang imbitasyon ay kinabibilangan ng:
- Tiyaking malinaw na nakasaad kung sino ang makikinabang sa kaganapan.
- Isama ang mga detalye sa kaganapan tulad ng kung maghahain ng hapunan o kung magkakaroon ng cash bar.
- Siguraduhing banggitin ang pormalidad ng kaganapan. Kung pormal ang kaganapan, banggitin na ito ay black tie para malaman ng mga bisita ang dress code.
- Palaging magbigay ng impormasyon sa pakikipag-ugnayan kung sakaling may mga tanong ang mga bisita.
- Kung ang kaganapan ay nasa hindi pamilyar na lugar, isaalang-alang ang pagsama ng mga direksyon sa imbitasyon.
Iba Pang Pagsasaalang-alang
Ilan pang bagay na dapat isaalang-alang kapag nagsusulat ng imbitasyon ay:
- Tema:Pumili ng tema at isama ito sa imbitasyon. Halimbawa, kung golf outing ang event, gumamit ng golf theme para sa imbitasyon.
- RSVP: Palaging magsama ng response card para ipadala pabalik ng mga bisita. Dapat may lugar ang card para isulat ang pangalan ng bisita kasama ng anumang paraan ng pagbabayad kung kinakailangan.
- Maging natatangi: Kung may kakaiba sa iyong kaganapan, ilista ito sa imbitasyon upang makaakit ng mga bisita. Halimbawa, maaaring magbanggit ng tahimik o live na auction o kung mayroong espesyal na entertainment.
Sample na Salita ng Imbitasyon
Mayroong walang katapusang mga paraan para makapagsalita ng imbitasyon para sa isang fundraiser. Maaari mong gamitin ang mga sumusunod na sample bilang gabay sa pagsulat ng sarili mong imbitasyon:
Sample 1
Taunang Hat Luncheon
Mangyaring samahan kami sa tanghalian sa hapon
Sa lokasyon
Sa petsa at sa oras
Ang tanghalian ay ihahain sa 1:00 p.m. may komplimentaryong alak
Ang mga premyo ay igagawad para sa pinakamahusay na sumbrero
Valet parking
$50 na donasyon ang makikinabang sa Organisasyon
Sample 2
Iniimbitahan ka sa Pangalan ng Kaganapan
Petsa
Lokasyon
6:00 p.m. Mga Cocktail at Hors d'oeuvres
Cash Bar
7:30 p.m. hapunan
Silent and Live Auction
Pinahahalagahan ang Black Tie
Nakikinabang sa ABC
Hikayatin ang mga Panauhin na Dumalo sa Iyong Kaganapan
Tandaan na ang imbitasyon ang kadalasang unang makikita ng mga bisita para alertuhan sila tungkol sa iyong kaganapan. Tiyaking maglaan ng oras upang maingat na piliin ang imbitasyon at sabihin ito sa isang malinaw na paraan na nagbibigay sa mga bisita ng mga detalye kung ano ang aasahan. Kapag gumagawa ng mga imbitasyon para sa isang fundraiser, palaging isaisip ang tono na gusto mong itakda para sa iyong kaganapan at ipakita iyon sa iyong mga salita. Maging malikhain hangga't gusto mong akitin ang mga bisita na dumalo sa iyong fundraising event at suportahan ang iyong layunin.
