Ang pagpapanatili ng epektibong komunikasyon ng boluntaryo ay mahalaga sa tagumpay ng bawat nonprofit na organisasyon. Upang mapanatiling masigasig at nakatuon ang mga boluntaryo sa kanilang trabaho, mahalagang ipaalam sa kanila kung ano ang mga pangangailangan ng organisasyon, ipahayag ang pagpapahalaga sa kanilang mga pagsisikap, at tiyaking nauunawaan nila kung gaano kahalaga ang kanilang mga kontribusyon. Ang epektibong komunikasyon ay isang mahalagang elemento para sa pagbuo ng pangmatagalang relasyon sa mga boluntaryo.
Magdagdag ng Seksyon ng Volunteer sa Iyong Website
Ang pagdaragdag ng seksyong partikular sa boluntaryo sa iyong website ay isang mahusay na paraan upang makipag-ugnayan sa iyong mga kasalukuyang boluntaryo at makaakit ng mga bago. Sa pamamagitan ng pag-set up at pagpapanatili ng isang sentro ng komunikasyon ng boluntaryo sa website ng iyong grupo, gagawin mong madali para sa mga boluntaryo na makasabay sa kung ano ang nangyayari sa organisasyon. Tiyaking itampok ang mga larawan o video na nagpapakita ng mga boluntaryong kumikilos (na may pahintulot nila). Maaari ka ring mag-publish ng mga bagay tulad ng mga pagkakataong magboluntaryo, paparating na mga pulong ng komite, at iba pang impormasyon na interesado sa mga boluntaryo. Depende sa pagiging sopistikado ng iyong website, maaari kang magbigay ng paraan para sa mga boluntaryo na mag-upload ng mga dokumento, subaybayan ang kanilang mga oras ng serbisyo, o tingnan ang mga materyales sa pagsasanay.
Kilalanin ang mga Volunteer Sa pamamagitan ng Survey
Ang isang survey ay isang kapaki-pakinabang na tool sa komunikasyon para sa pagkilala sa mga boluntaryo at pagtuklas kung paano nila gustong makilahok sa iyong organisasyon. Isaalang-alang ang paggawa ng isang survey na magagamit sa pamamagitan ng seksyon ng boluntaryo ng iyong website, o isama ito sa isang template ng email na napupunta sa mga bagong boluntaryo. Dapat ay mayroon lamang itong ilang mga katanungan na magbibigay-daan sa iyong maunawaan kung anong mga uri ng mga aktibidad ng boluntaryo ang gusto nilang salihan at kung anong mga kasanayan ang mayroon sila. Hayaang suriin ng isang tao ang mga resulta, pagkatapos ay isa-isang makipag-ugnayan sa impormasyon tungkol sa mga komite o proyekto na tumutugma sa kanilang mga interes. Ilagay ang impormasyong ito sa isang database ng boluntaryo na magagamit sa hinaharap upang ipaalam sa mga tao kapag may mga bagong proyekto.
Kumonekta Sa Mga Volunteer Sa pamamagitan ng Social Media
Gamitin ang presensya sa social media ng iyong organisasyon bilang isang tool sa komunikasyon para sa pakikipag-ugnayan sa mga boluntaryo at iba pang grupo ng stakeholder. Hikayatin ang mga boluntaryo na sundan ang mga pahina ng social media ng organisasyon at ibalik ang pabor, tulad ng pagsubaybay sa kanila pabalik sa Twitter o Instagram. Mag-post ng mga larawan at caption na nagha-highlight sa mga kontribusyon ng mga boluntaryo ng iyong grupo, kasama ang mga link sa media coverage ng grupo. Hikayatin ang mga boluntaryo na makipag-ugnayan sa pamamagitan ng pagkomento at/o pagbabahagi ng mga post ng organisasyon. Isulong ang pakikipag-ugnayan ng boluntaryo sa pangkalahatang pagsisikap sa komunikasyon ng organisasyon sa pamamagitan ng pag-set up ng komite ng social media upang makipag-ugnayan o tumulong sa pag-post sa social.
Mag-publish ng Volunteer Newsletter
Maraming nonprofit na organisasyon ang nagpapadala ng newsletter sa mga boluntaryo, gayundin sa mga donor, ahensya ng pagpopondo, pinagmumulan ng referral ng consumer, at iba pang grupo buwan-buwan o quarterly. Ang pamamahagi ng newsletter ay isang mahusay na paraan upang ipaalam sa mga interesadong partido ang tungkol sa mga kamakailang nagawa ng charitable group, mga kasalukuyang proyekto, at mga layunin sa hinaharap. Nagbibigay din ito ng isang mahusay na sasakyan para sa pagkilala sa mga kontribusyon ng mga natitirang boluntaryo. Depende sa kung sino ang iyong mga boluntaryo at iba pang mga interesadong partido, maaaring kailanganin mong mag-print at mag-mail ng isang newsletter, o maaaring mas mahusay kang mapagsilbihan ng isang elektronikong newsletter. Pag-isipang imbitahan ang mga stakeholder na mag-subscribe sa kanilang gustong opsyon sa paghahatid.
Panatilihin ang One-on-One Personal Contact
Pagdating sa pagbuo ng mga relasyon sa mga boluntaryo, walang kapalit ang personal na pakikipag-ugnayan sa mga indibidwal na bukas-palad na nag-alay ng kanilang oras at talento sa iyong organisasyon. Maipapayo na pana-panahong mag-iskedyul ng mga harapang pagpupulong kasama ang mga boluntaryo na humahawak ng mga posisyon sa upuan o gumaganap ng iba pang mahahalagang tungkulin na nagpapahintulot sa iyong grupo ng kawanggawa na magawa ang misyon nito. Ang pana-panahong pagtawag sa mga boluntaryo upang mag-check in ay maaaring maging isang epektibong paraan upang mapanatili ang indibidwal na pakikipag-ugnayan nang hindi kinakailangang hilingin sa kanila na maglaan ng oras para sa isang pormal, personal na talakayan o video conference. Ang executive director ay maaari ding mag-set up ng mga oras ng chat kapag ang mga boluntaryo ay hinihikayat na huminto o tumawag para sa isang personal na koneksyon.
Kumonekta sa pamamagitan ng Committee Meetings
Ang Volunteer committee meeting ay maaaring maging mahalaga sa tagumpay ng lahat ng uri ng proyekto. Kapag nagsisimula ang isang bagong proyekto, ipinapayong magsagawa ng isang pulong sa mga interesadong magboluntaryo upang magkaroon sila ng pagkakataong matuto nang higit pa tungkol sa kung anong mga uri ng mga tungkulin ang magagamit at kung anong uri ng oras na pangako ang maaaring kailanganin ng bawat isa. Sa sandaling nabuo ang isang komite, para sa isang espesyal na proyekto o para sa isang patuloy na workgroup, ang mga regular na pagpupulong ay patuloy na mahalaga upang pamahalaan ang proseso at mapanatili ang epektibong komunikasyon ng boluntaryo. Pinakamainam na magtatag ng isang nakatakdang iskedyul para sa mga pagpupulong, tulad ng ikatlong Martes ng bawat buwan, upang ang mga boluntaryo ay makapagplano nang maaga.
Hilingin sa mga Volunteer na Magbahagi ng Feedback
Ang komunikasyon ay kailangang dumaloy sa magkabilang direksyon. Mahalaga rin na hikayatin ang mga boluntaryo na ibahagi ang kanilang mga iniisip at ideya sa organisasyon at sa mga pinuno nito tulad ng pagtiyak na dumadaloy ang impormasyon sa mga boluntaryo. Mayroong maraming mga paraan upang gawing madali para sa mga boluntaryo na magbigay ng feedback o magbahagi ng mga mungkahi. Kung ang mga boluntaryo ay regular na pumapasok sa opisina, mag-set up ng isang kahon ng mungkahi. O, mag-set up ng feedback@ email address na magagamit ng mga boluntaryo anumang oras na gusto nila. Magandang ideya din na ugaliing maglaan ng oras para sa mga tao na magbahagi ng feedback at mungkahi sa mga agenda sa pagpupulong. Maaaring gusto mo ring pana-panahong mag-host ng mga focus group upang galugarin at talakayin ang feedback. Ang mahalaga ay madali para sa mga boluntaryo na magbigay ng feedback.
Mag-host ng Mga Social na Pagtitipon para sa mga Volunteer
Magbigay ng mga pagkakataon para sa mga boluntaryo na kumonekta sa isa't isa sa pamamagitan ng mga social gathering na walang kasamang mga kahilingang mag-abuloy ng oras o pera. Isaalang-alang ang pana-panahong pagho-host ng isang boluntaryo-lamang na mixer sa iyong opisina o sa bahay ng isang miyembro ng lupon o tagapangulo ng komite. Anyayahan ang lahat na nagboluntaryo sa loob ng isang takdang panahon. Depende sa badyet ng iyong organisasyon, maaari kang magbigay ng mga pampalamig, o maaaring mas mahusay na magplano ng potluck. Ang susi ay magbigay ng paraan para sa mga taong may kaparehong interes sa iyong organisasyon na makilala ang isa't isa at magsimulang bumuo ng mga bono. Pagkatapos ng lahat, ang iyong mga boluntaryo ay mas malamang na manatiling nakatuon sa organisasyon kung ang kanilang mga kaibigan ay kasangkot din.
Kilalanin ang Volunteer Efforts
Tiyaking kinikilala ang mga boluntaryo para sa mahalagang papel na pinaplano nila sa pagpapahintulot sa iyong organisasyon na maabot ang misyon nito o kung hindi man ay tumulong sa mahahalagang layunin. Siguraduhin na ang mga pampublikong pagbanggit ng organisasyon ay kinikilala ang mga boluntaryo sa halip na masyadong tumutok sa executive director o iba pang mga miyembro ng kawani. Halimbawa, kapag naghahanap ng publisidad para sa organisasyon, idirekta ang mga miyembro ng media o mga blogger na interbyuhin ang mga tagapangulo ng komite o mga miyembro ng board bilang karagdagan sa mga empleyado. Kapag nag-publish ng mga larawan ng mga aktibidad ng organisasyon, pumili ng mga larawang nagtatampok ng mga boluntaryo. Kapag nagpo-promote ng mga espesyal na pangangalap ng pondo ng kaganapan, isaalang-alang ang paglista ng mga pangalan ng mga miyembro ng komite sa anunsyo.
Pormal na Ipahayag ang Pagpapahalaga sa mga Volunteer
Ang pagkilala ay mahalaga, ngunit gayon din ang pagpapahalaga. Siguraduhing magpasalamat sa mga boluntaryo, kapwa nang harapan at sa pamamagitan ng pormal na mga tala ng pasasalamat. Isaalang-alang ang pagho-host ng isang kaganapan sa pagpapahalaga ng boluntaryo nang hindi bababa sa isang beses bawat taon, tulad ng isang boluntaryong pananghalian o isa pang pagtitipon na may kasamang talumpati sa pagpapahalaga ng boluntaryo at mga parangal sa serbisyo. Magbigay ng mga plake o iba pang mga parangal para sa mga boluntaryo na gumawa ng partikular na makabuluhang kontribusyon sa grupo o na matagal nang tagasuporta. Isaalang-alang ang mga taon ng mga parangal sa serbisyo para sa mga pangunahing milestone, gayundin ang mga papel na sertipiko ng pagpapahalaga para sa lahat ng mga boluntaryo.
Gumamit ng Iba't-ibang Volunteer Communication Tools
Anumang organisasyon na umaasa sa serbisyo ng mga boluntaryo ay dapat gumawa ng mga hakbang upang makisali at mapanatili ang mga kabahagi ng kanilang oras at talento at mag-recruit ng mga bagong tao upang tumulong. Walang kapalit para sa pagpapanatili ng epektibong komunikasyon sa mga boluntaryo. Ang paggamit ng iba't ibang tool sa komunikasyon ay makakatulong sa iyong bumuo at makipag-ugnayan sa isang malakas na pangkat ng mga boluntaryo na nakatuon sa iyong organisasyon. Sa pamamagitan ng epektibong pakikipag-usap sa boluntaryo, magagawa mong linangin ang matatag na relasyon sa mga indibidwal na malamang na manatiling nakikipag-ugnayan sa iyong kawanggawa sa loob ng maraming taon na darating.
