Habang ang lahat ng business conference ay karaniwang may kasamang iba't ibang mga tagapagsalita na tumatalakay sa mga paksang kinaiinteresan ng mga dadalo, ang pinakamagagandang kaganapan ay nagsasama ng iba't ibang uri ng aktibidad. Tiyaking matagumpay ang susunod na kaganapang pinaplano mo sa pamamagitan ng pagsasama ng mga opsyon na makakaakit sa lahat ng segment ng target na audience.
Mga Keynote Speaker
Ang Keynote speaker ay maaaring maging malaking draw para sa mga dadalo sa kumperensya. Ang mga ito ay karaniwang mga pangkalahatang pagtatanghal ng sesyon, ibig sabihin ay walang iba pang mga tagapagsalita na nagdaraos ng mga sesyon sa parehong oras. Ang mga paksa ay karaniwang lampas sa karaniwang pamasahe sa propesyonal na pag-unlad, na nag-aalok ng inspirasyon o mga natatanging insight. Bagama't maaaring mag-iskedyul ang mga keynote presenter anumang oras, madalas silang naka-book para sa una at huling mga session sa isang kumperensya.
Depende sa laki at badyet ng event, ang ilang grupo ay nag-book ng mga celebrity o iba pang high profile na indibidwal bilang keynote speaker. Halimbawa, si Dan Rather ay isang pangunahing tagapagsalita para sa HR Florida noong 2016, at si Malala Yousafzai ay magsasalita sa Society for Human Resource Management (SHRM) 2018 Conference & Expo. Ang mga maliliit na organisasyon ay madalas na nagbu-book ng mga lokal na celebrity o motivational speaker para sa mga session na ito. Makakahanap ka ng mga pangunahing tagapagsalita sa pamamagitan ng mga organisasyon tulad ng National Speakers Association o Big Speak.
Breakout Session
Ang Breakout session ay mga programang pang-edukasyon na gaganapin sa buong araw sa mga event ng business conference. Higit pa sa isang session ang naka-iskedyul sa parehong oras, upang payagan ang mga dadalo na pumili mula sa iba't ibang paksa upang ma-customize nila ang kanilang iskedyul sa isang antas. Isaalang-alang ang pag-book ng mga matagumpay na propesyonal sa iyong larangan, mga consultant at tagapagsanay sa industriya, mga kinatawan ng ahensya ng gobyerno at iba pang mga eksperto para sa mga keynote slot. Pag-isipang tumawag para sa mga tagapagsalita sa website ng iyong organisasyon para hikayatin ang mga taong interesadong mag-ambag na magsumite ng mga panukala.
Kapag nag-iiskedyul ng mga breakout speaker, mahalagang mag-alok ng malawak na iba't ibang paksa, at ipalaganap ang mga paksa upang malamang na makadalo ang mga tao sa mga programang nakakaakit sa kanilang mga interes. Halimbawa, kung mayroon kang dalawang tagapagsalita na nauugnay sa accounting, iiskedyul ang mga ito sa magkaibang oras upang ang mga taong pinakainteresado sa accounting ay magkaroon ng pagkakataong dumalo sa pareho. Mag-alok ng napakaraming magkakaibang paksa nang sabay-sabay, gaya ng marketing o serbisyo sa customer, upang ang mga dadalo na hindi interesado sa accounting ay magkaroon din ng maraming mapagpipilian.
Brainstorming Session
Isa sa pinakamalaking benepisyo ng pagdalo sa mga kumperensya ay ang pagkakataong makipagkita at makipag-usap sa mga propesyonal na katulad ng pag-iisip. Pag-isipang maglaan ng oras sa agenda para sa mga sesyon ng brainstorming na partikular sa mga partikular na paksa. Halimbawa, maaari mong harangan ang ilang breakout session upang maging roundtable na mga talakayan sa mga maiinit na paksang nauugnay sa mga dadalo. Bilang kahalili, maaari kang magtalaga ng mga seating area sa loob ng lobby ng venue na itabi para sa mga espesyal na talakayan sa interes sa iba't ibang oras sa buong araw. Ang mga dadalo na interesadong matuto nang higit pa tungkol sa kung ano ang iniisip ng iba tungkol sa mga itinalagang paksa ay magpapasalamat sa pagkakaroon ng pagkakataong lumahok sa isang bagay na tulad nito.
Retail Sales
Ang Conferences ay madalas na nagtatampok ng mga portable retail store kung saan makakabili ang mga dadalo ng mga branded na item na inaalok ng sponsoring association, gaya ng mga t-shirt, panulat, portfolio at higit pa. Ang mga retail sales outlet na ito ay karaniwang may dalang mga aklat na isinulat ng mga may-akda na nagsasalita sa kaganapan. Kung ang iyong grupo ay hindi makapag-invest sa isang malaking halaga ng imbentaryo, magbigay lamang ng ilang mga display item na maaaring i-order ng mga dadalo sa kaganapan para i-drop-ship mo sa kanilang tahanan o opisina. Malamang na hindi nila kailangang magdala-dala o mag-impake ng mga bagay para iuwi, para makita mong mas marami ka pang nabebenta sa ganitong paraan.
Book Signings
Speaking of authors, magandang ideya na mag-iskedyul ng mga book signing para sa mga speaker na nag-publish ng mga libro sa panahon ng event. Sa pangkalahatan, pinakamainam na mag-host kaagad ng pagpirma ng libro ng isang partikular na may-akda pagkatapos ng talumpati ng indibidwal, dahil ang mga dadalo na nasasabik sa pagtatanghal ng indibidwal ay maaaring direktang pumunta sa pagpirma upang bumili ng aklat na pipirmahan. Makakatulong ito sa iyong grupo na mapalakas ang mga benta ng libro, at ginagawa rin nito ang posibilidad na magsalita sa iyong kaganapan na partikular na kaakit-akit sa mga may-akda.
Trade Show
Karamihan sa mga business conference ay may kasamang bahagi ng trade show, na kinabibilangan ng pagtabi ng isang lugar kung saan ang mga vendor at sponsor ay maaaring mag-set up ng mga booth upang ipakita ang kanilang mga produkto at serbisyo kapalit ng bayad. Ang pera na pumapasok bilang resulta ng mga bayarin na nauugnay sa pakikilahok sa trade show ay maaaring makatulong na mabayaran ang mga gastos sa pagsasagawa ng pangkalahatang kaganapan at makakatulong din sa pagpaplanong organisasyon na kumita ng kita upang suportahan ang mga operasyon nito.
Para sa ilang kumperensya, nananatiling bukas ang trade show sa lahat ng oras, habang sa iba ay available lang ang exhibitor booth section sa mga dadalo sa mga oras na hindi nagpapatuloy ang mga session. Ang bawat exhibitor ay bibigyan ng isang partikular na booth space kung saan sila nag-set up ng mga display na nagpo-promote ng kanilang mga produkto at serbisyo. Nagtatalaga sila ng mga miyembro ng koponan upang mag-staff sa mga booth at makipag-ugnayan sa mga dadalo. Karamihan ay namamahagi ng mga literatura ng produkto at nag-aalok ng ilang uri ng giveaway (karaniwan ay mga pang-promosyon na regalo sa negosyo o meryenda), pati na rin ang pagkolekta ng impormasyon sa pakikipag-ugnayan mula sa mga dadalo upang magamit para sa mga layunin ng marketing sa hinaharap.
Silent Auction
Kung ang iyong conference ay isang pangunahing fundraiser para sa sponsoring group o iba pang asosasyon, isaalang-alang ang pagho-host ng silent auction. Kabilang dito ang pagkolekta ng mga donasyong item na maaaring i-bid ng mga dadalo para sa isang tinukoy na timeframe sa panahon ng kumperensya. Sa sandaling magsara ang pag-bid, ang pinakamataas na bidder para sa bawat item ay "manalo" - na nangangahulugang bibilhin nila ang item. Ang mga nakikibahagi ay masaya sa pamimili at pakikipagkumpitensya, lalo na kung makakakuha sila ng ilang magagandang bargain, at ang organisasyon ay may karagdagang revenue stream mula sa kaganapan.
Pagkain: Mga Pagkain at Meryenda
Ang pagkain ay isang mahalagang bahagi ng anumang kaganapan sa kumperensya! Malamang na kakailanganin mong bumili ng mga pagkain at meryenda mula sa convention center, hotel, o iba pang lugar kung saan gaganapin ang kaganapan. Dapat mong planong magkaroon ng magaan na almusal sa umaga kung ang kaganapan ay magsisimula nang maaga sa araw, isang plato o buffet na tanghalian, at mga meryenda sa hapon. Kasama rin sa ilang mga kaganapan ang mga pagkain sa gabi sa isa o higit pang mga gabi, lalo na kung mayroong seremonya ng parangal o espesyal na pagtatanghal ng keynote sa gabi.
Kapag nag-o-order ng menu, siguraduhing magkaroon ng malawak na iba't ibang mga opsyon upang isaalang-alang ang mga espesyal na paghihigpit sa pagkain. Kung nag-aalok ka ng mga pagpipiliang buffet, tiyaking may mga pagpipilian para sa mga taong hindi makakain (o pipiliin na huwag) kumain ng mga bagay tulad ng gluten, asukal, trigo, mani o karne. Maipapayo rin na magkaroon ng mga opsyon na magagamit para sa mga sumusunod sa isang vegan na pamumuhay. Kung naghahain ka ng mga plated na pagkain, payagan ang mga dadalo na pumili ng mga pagkain na akma sa kanilang paraan ng pagkain. Ang isang paraan upang gawin ito ay ang pagsama ng isang seksyon sa form ng pagpaparehistro kung saan maaaring tukuyin ng mga kalahok ang mga paghihigpit sa pagkain o maglagay ng mga espesyal na order.
Kick-Off Reception
Pag-isipang mag-host ng kick-off na pagtanggap sa unang gabi ng kumperensya na nakatuon sa pakikipag-ugnayan sa mga kalahok sa kaganapan at pag-promote ng mga tagasuporta (mga vendor at sponsor). Ang ideya ay mag-host ng isang masayang kaganapan na inaasahan ng mga tao na dumalo at magbibigay sa kanila ng pagkakataong makihalubilo sa ibang mga dadalo sa isang nakaayos na paraan.
Ang mga reception na ito ay madalas na gaganapin sa trade show floor, na nagbibigay sa mga dadalo ng unang sulyap sa mga exhibitor sa isang nakakarelaks na setting kung saan naghahain ng mga pagkain at inumin. Lumilikha ito ng value-added na benepisyo para sa mga vendor at sponsor na nagbabayad para magkaroon ng mga exhibitor booth, dahil ang mga reception na ito ay karaniwang dinadaluhan ng mga kalahok sa kumperensya.
Malamang na makakahanap ka ng sponsor para i-underwrite ang halaga ng ganitong uri ng kaganapan kapalit ng pagsasaalang-alang na pang-promosyon. Kung maghahain ka ng alak sa reception, isaalang-alang ang pagbibigay sa bawat dadalo ng tiyak na bilang ng mga tiket para sa inumin upang makakuha sila ng ilang inumin nang walang bayad. Makakatulong ito na kontrolin ang gastos at mabawasan din ang iba pang potensyal na isyu sa pananagutan. Dapat walang singil para sa pagkain o iba pang uri ng inumin.
Social Connections
Magandang ideya na isama ang mga karagdagang impormal na paraan para sa mga dadalo na kumonekta sa isa't isa at makihalubilo sa isang nakakarelaks na paraan. Halimbawa, maaari kang magsama ng Tweetup na nagbibigay-daan sa mga tao na kumonekta sa isang masaya kung bakit habang pinapahusay din ang presensya sa social media ng kaganapan. Pumili ng opisyal na hashtag para sa kaganapan, para maibahagi ng mga dadalo ang kanilang mga karanasan online.
Magandang ideya din na payagan ang mga dadalo na mag-sign up para lumahok sa mga panggrupong kaganapan na babayaran nila nang mag-isa, gaya ng mga pagkain sa ilang partikular na uri ng mga restaurant, na may mga speaker o may-akda na ang trabaho ay naka-highlight sa kaganapan, o upang makita ang mga lokal na pasyalan. Ito ay partikular na kapaki-pakinabang para sa mga taong hindi pumapasok kasama ng ibang mga taong kilala nila dahil nagbibigay ito sa kanila ng paraan upang makilala ang ibang mga dadalo at makisali sa lokal na lugar nang hindi na kailangang makipagsapalaran nang mag-isa.
Entertainment
Ang Entertainment ay maaaring maging isang magandang idinagdag na feature para sa malalaking kumperensya, lalo na sa mga tumatagal ng maraming araw. Kasama sa ilang multi-day conference ang mga after-hours event tulad ng mga konsyerto, comedy performance o mga party na maaaring dumalo sa mga kalahok. Ang pagpasok para sa mga dadalo ay dapat isama sa kabuuang bayarin sa pagpaparehistro ng kaganapan bagaman dapat mo rin silang payagan na bumili ng karagdagang mga tiket para lamang sa (mga) bahaging nakatuon sa entertainment. Sa ganoong paraan, posibleng isama ng mga business traveller na nagdadala ng mga kaibigan o kapamilya ang kanilang mga kasama sa paglalakbay para sa mga ganitong uri ng event.
Workout Groups
Maaaring mahirap manatiling on-track sa iyong workout routine kapag nasa labas ka ng bayan sa isang conference. Makakatulong ito kapag ang mga organizer ng kaganapan ay nag-publish ng isang iskedyul ng mga organisadong aktibidad ng pangkatang ehersisyo. Halimbawa, maaari kang kumuha ng isang miyembro ng komite na pamilyar sa lokal na lugar upang mag-host ng mga pang-araw-araw na paglalakad o pagtakbo, o magtabi ng isang lugar sa venue upang mag-alok ng mga panggrupong fitness class sa mga gustong lumahok.
Mga Door Prize ng Dadalo
Gustung-gusto ng mga tao na manalo ng mga bagay, kaya magandang magbigay ng mga paraan para makapagrehistro ang mga dadalo at manalo ng mga door prize sa panahon ng kaganapan. Maaari mong isama ang mga door prize na ibinigay ng nag-i-sponsor na organisasyon pati na rin ang mga item na iniambag ng mga vendor. Halimbawa, ang ilang grupo ay maaaring magbigay ng cash grand prize (pinondohan ng organisasyon o ng isang sponsor), kasama ng mas maliliit na premyo na donasyon ng mga trade show exhibitor.
Maraming grupo ang namamahala sa proseso ng pagbibigay ng mga door prize sa pamamagitan ng pagbibigay sa mga dadalo ng mga bingo card na may pangalan ng bawat sponsor o ang unang ilang vendor na nagparehistro at nagbabayad. Ang mga dadalo ay kailangang bumisita sa mga tinukoy na booth upang makakuha ng mga natatanging selyo o pirma, pagkatapos ay ang mga nakumpletong card ay ilalagay sa isang drawing. Ang mga card ay kinukuha sa isang paunang tinukoy na oras (karaniwang sa pagtatapos ng araw), na may mga premyo na iginagawad sa mga kalahok na dadalo.
Sa ilang event, binibigyan sila ng mga vendor na may mga door prize sa pamamagitan ng pagkolekta ng mga business card mula sa mga dadalo o pag-scan ng mga bar code mula sa kanilang mga badge.
Exhibitor Door Prizes
Nag-aalok din ang ilang grupo ng mga door prize sa mga exhibitor bilang paraan ng higit pang pakikipag-ugnayan sa mga indibidwal at kumpanyang nagbibigay ng pinansiyal na suporta para sa kumperensya. Ang isang pagpipilian ay ang gumuhit ng mga pangalan ng isa o dalawang exhibitor upang makatanggap ng libreng espasyo sa booth para sa kaganapan sa susunod na taon. Maaari mo ring isaalang-alang ang pagguhit ng mga pangalan ng mga kinatawan ng vendor upang igawad ang mga nakakatuwang premyo na masisiyahan silang matanggap. Pahahalagahan nila ito, at maaaring makatulong ito sa kanila na hikayatin ang kanilang mga employer na lumahok sa susunod na taon!
Mga Pagsusuri
Mahalagang makakuha ng feedback mula sa mga dadalo ngayong taon, pati na rin sa mga vendor at sponsor. Magbigay ng paraan para sa lahat ng kasangkot upang makumpleto ang isang form ng pagsusuri. Maaari mong ipamahagi ang mga pagsusuri sa papel sa kaganapan o follow-up sa pamamagitan ng pagpapadala ng survey sa loob ng ilang araw. Gaano ka man humingi ng feedback, mahalagang gawin mo ito! Mahalaga rin na makinig ka! I-publish ang mga resulta at isaalang-alang ang feedback na isasaalang-alang mo kapag nagsimula kang magplano ng kaganapan sa susunod na taon.
Magkaroon ng Mahusay na Kumperensya
Bagama't hindi ito isang all-inclusive na listahan ng bawat posibleng uri ng aktibidad na maaaring isama sa isang conference, isa itong magandang panimulang punto. Repasuhin ang mga ideyang ito at hikayatin ang iba pang kasangkot sa pagpaplano ng iyong susunod na kaganapan na gawin din ito. Gamitin ang iyong natutunan upang pumili ng ilang aktibidad at bilang panimulang punto upang mag-isip ng iba pang ideya na maaaring makatulong na gawing mas kaakit-akit ang iyong kaganapan sa iyong target na madla. Mayroong maraming mga kumperensya sa labas, kaya mahalagang gumawa ng mga hakbang upang matiyak na ang sa iyo ay nagbibigay ng mahalagang mga pagkakataon at mapagkukunan ng propesyonal na pag-unlad, pati na rin ang ilang kasiyahan.
