Kailangan mo bang sumulat ng kahilingan para sa liham ng pagbabayad? Bagama't hindi kanais-nais ang pakikipag-ugnayan sa mga kliyente at paghiling sa kanila na magbayad ng mga bill ay lampas na sa takdang panahon, ito ay isang bagay na tiyak na kailangang gawin ng mga taong nagmamay-ari at namamahala ng mga negosyo paminsan-minsan. Upang gamitin ang template ng sulat na ibinigay dito, i-click lamang ang larawan sa ibaba. Magbubukas ang dokumento bilang isang PDF file na maaari mong i-edit, i-save at i-print kung kinakailangan. Gamitin ang gabay na ito sa Adobe printable kung kailangan mo ng tulong sa kung paano gamitin ang dokumentong ito.
Humiling na Liham para sa Pagbabayad ng Halaga ng Balanse
Gamitin ang template na ito kung kailangan mong magsulat ng liham ng kahilingan sa pagbabayad ng natitirang balanse.
Sulat ng Kahilingan sa Paunang Pagbabayad sa isang Kliyente
Gamitin ang template na ito sa isang sitwasyon kung saan nakipagkontrata sa iyo ang isang kliyente para magbigay ng mga produkto o serbisyo kung saan kinakailangan ang paunang bayad.
Humiling na Liham para sa Paglabas ng Pagbabayad
Gamitin ang halimbawang liham na ito bilang panimulang punto para sa paghiling ng pagpapalabas ng bayad na inilalagay sa escrow habang nakabinbin ang pagkumpleto ng isang transaksyon.
Mga Tip sa Pagsulat para sa Liham na Kahilingan sa Pagbabayad
Bagama't dapat mong ayusin ang impormasyon sa template upang tumugma sa iyong sitwasyon, mahalagang gumamit ng naaangkop na tono at tiyaking naka-format nang propesyonal ang dokumento.
Gumamit ng Naaangkop na Tono
Kapag nagpapadala ng sulat sa isang kliyente o customer na humihiling ng pagbabayad, mahalagang ipaalam ang iyong punto nang malinaw hangga't maaari habang pinapanatili ang isang positibo at propesyonal na tono. Huwag magpadala ng una o pangalawang kahilingan na napaka negatibong nararamdaman ng kliyente na inaatake. Kung ang tono ay masyadong malupit, maaaring maramdaman ng kliyente na walang saysay na subukang ipagpatuloy ang isang relasyon sa iyong negosyo. Kapag nangyari iyon, may panganib na pipiliin ng kliyente na huwag magbayad ng bill, dahil hindi siya nag-aalala sa pagpapanatili ng relasyon.
Gumamit ng Propesyonal na Pag-format
Gumamit ng letterhead ng kumpanya at isang karaniwang format ng liham ng negosyo kung nagpapadala ka ng sulat ng kahilingan sa pagbabayad sa pamamagitan ng koreo o fax. Depende sa mga pamamaraan ng pagsusulatan ng iyong kumpanya, maaari ring katanggap-tanggap para sa iyo na ipadala ang sulat sa pamamagitan ng email. Kung gayon, mas mabuting isama ang liham sa katawan ng mensaheng email kaysa bilang isang attachment file. Hindi kinakailangang gumawa ng template ng letterhead para sa isang mensaheng email, ngunit dapat mong isara ang komunikasyon sa iyong opisyal na lagda sa email ng kumpanya.
Follow Up
Kung nagpadala ka ng liham ng kahilingan sa pagbabayad sa isang nakalipas na takdang panahon na account at wala kang narinig na tugon mula sa tatanggap sa loob ng 30 araw, isaalang-alang ang paglalagay ng follow-up na tawag sa telepono. Tulad ng sa sulat, angkop na mapanatili ang isang positibong tono. Subukang makipag-usap nang direkta sa taong responsable sa pagbabayad ng bill at kumpirmahin ang pagtanggap ng sulat. Kung magagawa mong makipag-usap sa responsableng partido, mag-alok na iproseso ang pagbabayad ng credit card sa pamamagitan ng telepono o online. Kung hindi, magtanong kung kailan ka makakaasa na makatanggap ng bayad. Itala ang petsa at i-follow up gamit ang isang late payment letter.
Mga Karagdagang Pagkilos para sa Koleksyon
Kung hindi natanggap ang bayad gaya ng napagkasunduan, kakailanganin mong iangat ang account sa susunod na hakbang sa pamamaraan ng iyong kumpanya para sa pamamahala ng mga delingkwenteng account. Kung ang bayarin ay mananatiling hindi nababayaran para sa isang pinalawig na panahon, ang tono ng mga liham ng mga koleksyon sa hinaharap ay kailangang maging mas matatag, sa kalaunan ay ibibigay sa isang ahensya ng koleksyon kung kinakailangan. Bagama't tiyak na may mga pangyayari kung saan kailangang gumawa ng mga aksyon sa panghuling koleksyon, hindi ipinapayong gawin ito hangga't hindi mo naubos ang lahat ng posibleng paraan ng pagresolba sa huli na pagbabayad nang maayos. Hanggang sa aktwal kang handa na ipadala ang account sa mga koleksyon o gumawa ng legal na aksyon, huwag banggitin ang mga naturang aksyon sa pakikipag-ugnayan sa kahilingan sa pagbabayad sa mga tao o negosyo na ang mga account ay lampas na sa takdang panahon.
