Kapag inabisuhan ka ng isang empleyado na nagbitiw na siya, maaaring mahirap malaman kung ano ang sasabihin. Kadalasang nagtataka ang mga manager kapag huminto ang isang empleyado, kaya mahalagang maging handa silang tumugon nang naaangkop kapag nagsumite ang isang empleyado ng liham ng pagbibitiw o nagsasaad na aalis sila sa kanilang trabaho.
Ano ang Sasabihin Kapag Nag-resign ang isang Empleyado
Walang isang tamang paraan para tumugon kapag may huminto sa kanyang trabaho. Sa maraming paraan, mag-iiba ang dapat mong sabihin batay sa mga detalye ng sitwasyon at mga patakaran at pamamaraan ng iyong kumpanya. Anuman ang mangyari, mahalagang tumugon sa isang sibil at propesyonal na paraan.
Initial Response Options
Kapag sinabi sa iyo ng isang empleyado na nagbitiw na siya, maging handa na tumugon kaagad sa kanilang pahayag, sa mahinahon at malamig na paraan. Ang mga halimbawa ng naaangkop na mga paunang tugon ay:
- Ikinalulungkot kong marinig iyon.
- Salamat sa pagpapaalam sa akin.
- Nagulat ako nang malaman kong aalis ka na.
Huwag magsabi ng anumang bagay na maaaring bigyang-kahulugan bilang negatibo, mapanghusga, o mapang-abuso. Iwasang mag-react sa paraang magsasaad na ginagawa mo ang desisyon ng tao na huminto nang personal.
Humiling ng Nakasulat na Paunawa
Karamihan sa mga kumpanya ay nangangailangan ng nakasulat na liham ng pagbibitiw. Kung ang empleyado ay walang sulat, humiling ng isa pagkatapos ng iyong unang pahayag. Pinakamainam na makakuha ng nakasulat na paunawa sa oras na sabihin sa iyo ng empleyado na aalis sila. Maaari itong sulat-kamay, i-email sa iyo, o mabilis na i-type at i-print. Ang isang liham ng pagbibitiw ay kailangan lang magkaroon ng petsa, isang pahayag na pinipili ng empleyado na magbitiw, at kung ano ang inaasahan ng indibidwal sa kanilang huling araw ng trabaho.
Upang humiling ng nakasulat na liham ng pagbibitiw, maaari mong sabihin:
- Natutuwa akong sinabi mo sa akin, kahit na ang patakaran ng kumpanya ay nangangailangan ng nakasulat na liham ng pagbibitiw. May handa ka na ba?
- Kung wala kang letter of resignation, mag-draft tayo ngayon. Narito ang isang notepad na magagamit mo.
- Hihingi ang HR ng kopya ng iyong sulat ng pagbibitiw. Nakikita kong dala mo ang iyong telepono. Ilalabas mo ba ang iyong email at mag-type lang ng mabilisang tala na nagpapatunay sa ating pag-uusap at ipadala ito sa akin?
Maging handa na tumugon sa mga tanong, kabilang ang kung gaano kalaking paunawa ang inaasahan ng kumpanya kapag nagbitiw ang isang empleyado. Kumonsulta sa handbook ng empleyado ng kumpanya para sa isang tiyak na sagot kung hindi ka sigurado.
Tanggapin ang Pagbibitiw
Maliban kung may nakalagay na kontrata na magbabawal sa empleyado na makapagbitiw, ipaalam sa kanila na tinatanggap mo ang kanilang pagbibitiw. Sabihin sa kanila na ikaw o ang isang kinatawan ng HR ay makikipag-ugnayan para i-finalize ang mga detalye ng kanilang paglabas mula sa organisasyon kapag napunta ka na sa mga tamang channel.
Follow-Up Questions
Maaaring gusto mong magtanong ng ilang mga katanungan upang subukang maunawaan kung bakit nagpasya ang indibidwal na umalis. Ang mga halimbawa ng mga tanong na magiging angkop ay kinabibilangan ng:
- Papayag ka bang ibahagi kung ano ang naging dahilan upang magbitiw ka?
- May partikular bang nangyari na naging dahilan upang magpasya kang umalis?
- Gusto mo bang ibahagi ang susunod mong planong gawin pagkatapos ng oras mo rito?
Huwag itulak ang empleyado para sa mga sagot. Ang isang empleyado ay hindi obligado na sabihin sa isang tagapag-empleyo kung bakit sila huminto o kung ano ang kanilang planong gawin sa susunod. Huwag ka rin magtanong ng maraming tanong. Kung ang isang empleyado ay tila nag-aatubili na ibahagi, iwanan ito nang mag-isa. Malamang na ang isang tao sa HR team ay magtatanong ng mga katulad na tanong sa panahon ng exit interview ng indibidwal.
Batiin Mo Sila
Isara ang pag-uusap nang magalang sa pamamagitan ng pagpapahayag ng pasasalamat at pagbati sa kanila. Halimbawa:
- Salamat sa iyong pagsusumikap sa oras na narito ka. Pinakamahusay na pagbati para sa patuloy na tagumpay.
- Salamat sa pagpapaalam sa akin nang personal. Pinahahalagahan ko ang iyong pagsasaalang-alang at nais kong mabuti ka.
- Mami-miss ka. Best wishes para sa mahusay na tagumpay sa anumang career path na iyong tatahakin.
Moving Forward Beyond an Employee Resignation
Kapag natanggap na ang pagbibitiw ng empleyado, oras na para tumuon sa paglipat. Kunin ang wastong tauhan na kasangkot upang pangasiwaan ang mga papeles at pamamaraan ng pagwawakas, kabilang ang HR at ang pangkat ng teknolohiya ng impormasyon. Ang paghahanap para sa isang kapalit ay kailangang magsimula, at ang ibang mga empleyado ay kailangang maabisuhan. Ang pagharap sa pagbibitiw ng isang mabuting empleyado ay hindi isang bagay na gustong harapin ng sinumang manager. Ang pagiging handa na pangasiwaan ang kaganapang ito ay magbibigay sa iyo ng kakayahan upang iproseso ang pagbibitiw ng isang empleyado nang may propesyonalismo at biyaya.
