Ang Internal Revenue Service (IRS) W-9 form ay pinamagatang "Kahilingan para sa Taxpayer Identification Number at Certification." Ang dokumentong IRS na ito ay idinisenyo upang mangolekta ng pangunahing impormasyon sa buwis mula sa ilang partikular na nagbabayad ng buwis, na maaaring mga indibidwal o negosyo.
Layunin ng Form W-9
Una at pangunahin, ang isang W-9 ay nagbibigay sa isang kumpanya ng pangunahing impormasyon tungkol sa mga nagbabayad ng buwis kung kanino ito nakikipagnegosyo. Nagbibigay-daan ito sa kanila na iulat ang halagang ibinayad sa nagbabayad ng buwis para sa mga serbisyong ibinigay sa IRS. Ang mga mamamayan ng Estados Unidos at residenteng dayuhan na mga indibidwal, mga korporasyon, mga trust at iba pang mga uri ng mga entidad ng negosyo na walang mga buwis na pinipigilan mula sa kanilang mga kita ay dapat kumpletuhin ang isang W-9, habang ang hindi residenteng dayuhan o mga dayuhang indibidwal ang kukumpleto sa Form W-8 sa halip.
Kung hindi pinupunan at ibinalik ng isang nagbabayad ng buwis ang W-9 o nagbigay ng hindi tama o hindi kumpletong numero ng pagkakakilanlan ng nagbabayad ng buwis (TIN), anumang mga pondong ibinayad sa nagbabayad ng buwis ay maaaring sumailalim sa backup withholding. Sa sitwasyong ito, pipigilan ng kumpanya ang 28% ng kita dahil sa nagbabayad ng buwis at ipapadala ang pinigil na bahagi sa IRS. Ito ang paraan ng pederal na ahensya upang matiyak na ang mga naaangkop na buwis ay binabayaran, kahit na ang nagbabayad ng buwis ay hindi natukoy nang tama.
Kailan Kinakailangan ang W-9s?
Ang isang negosyo ay kailangang kumuha ng W-9 mula sa sinumang indibidwal o kumpanya kung saan kakailanganin nitong maghain ng pagbabalik ng impormasyon sa IRS. Halimbawa, ang isang negosyong kumukuha ng independiyenteng kontratista upang magdisenyo ng bagong website ng kumpanya ay malamang na kailangang maghain ng 1099-MISC form sa IRS upang iulat kung magkano ang binayaran nito sa web designer.
Upang makapaghain ng kumpletong 1099-MISC, kailangan ng negosyo ang impormasyon ng pagkakakilanlan ng contractor - pangalan, TIN, address, at iba pa. Kakailanganin ng negosyo na mangolekta ng W-9 form mula sa kontratista upang makuha ang impormasyong iyon. Sa katulad na paraan, ang mga negosyo ay madalas na humihiling ng mga W-9 form mula sa mga corporate vendor upang magkaroon sila ng impormasyong kailangan nila upang iulat ang kanilang mga gastos sa negosyo ayon sa hinihingi ng IRS.
W-9 Records Retention
Tulad ng karamihan sa mga dokumento sa buwis, ang mga negosyo ay dapat magtago ng mga kopya ng lahat ng W-9 form sa loob ng hindi bababa sa tatlong taon pagkatapos maihain ang huling nauugnay na tax return (o ang takdang petsa ng pagbabalik, kung mas huli). Sa halimbawa sa itaas, kung ang negosyo ay nakipagkontrata sa web designer noong 2017 at natapos niya ang kanyang trabaho bago matapos ang taon, dapat panatilihin ng negosyo ang kanyang W-9 na form hanggang Abril 16, 2021 (ipagpalagay na ang negosyo ay nag-file nito noong 2017 tax return sa Abril 15, 2018).
Paano Kumpletuhin ang isang W-9 Form
Ang aktwal na W-9 ay medyo maikli at medyo diretso. Binubuo ito ng tatlong pangunahing bahagi: personal na impormasyon, TIN, at certification.
Seksyon ng Personal na Impormasyon para sa mga Indibidwal
Sa linya 1, dapat ibigay ng mga indibidwal na nagbabayad ng buwis ang kanilang pangalan tulad ng makikita sa kanilang tax return. Kahit na sila ay teknikal na isang entity ng negosyo, dapat maglagay ng sariling legal na pangalan ang mga sole proprietor sa seksyong ito.
Inuulit ng mga solong may-ari ang kanilang pangalan sa pangalawang linya, na tumatawag para sa 'Pangalan ng Negosyo o Binale-wala na Pangalan ng Entity.' Dito, inilalagay nila ang kanilang buong pangalan at ang mga titik na DBA, na nangangahulugang 'pagnenegosyo bilang,' na sinusundan ng gawa-gawang pangalan para sa negosyo, kung mayroon man. Halimbawa, kung si John Smith ay nag-iisang nagmamay-ari ng Speedy Plumbing, pupunan niya ang unang linya bilang John Smith at ang pangalawang linya bilang John Smith DBA Speedy Plumbing.
Susunod, susuriin ng nagbabayad ng buwis ang kahon ng 'Indibidwal/Sole Proprietor', na matatagpuan sa ilalim ng mga linya ng pangalan. Dapat ding ibigay ng nagbabayad ng buwis ang kanyang mailing address sa mga linya 5 at 6. Maaaring isama ang impormasyon ng kliyente sa kanang bahagi ng form sa lugar na ito, ngunit hindi kinakailangan.
Seksyon ng Personal na Impormasyon para sa Mga Negosyo
Dapat ilagay ng mga negosyo o iba pang entity ang kanilang legal na pangalan (eksaktong tulad ng makikita sa kanilang tax return) sa linya 1. Kung ang negosyo ay mayroon ding trade name o DBA, napupunta iyon sa linya 2.
Susunod, titingnan ng nagbabayad ng buwis ang kahon na nagsasaad kung paano inuri ang entity ng negosyo ayon sa legal na istruktura nito. Kakailanganin mong tukuyin kung ang entity ay isang C corporation, S corporation, Partnership, Limited Liability Company (LLC), atbp.
Kung ang negosyo ay isang single-member LLC, lagyan ng check ang kahon na 'Indibidwal/Sole Proprietor' sa halip na ang kahon na 'LLC'. Ang mga LLC na naghalal ng alternatibong anyo ng pagbubuwis (hal. isang LLC na piniling patawan ng buwis bilang S Corporation) ay maglalagay ng code ng pag-uuri ng buwis sa espasyo sa tabi ng checkbox ng LLC, gaya ng itinuro ng form.
Ang pangunahing mailing address ng entity ay dapat ibigay sa mga linya 5 at 6. Ang address ng kliyente ay maaari ding idagdag sa puwang sa kanan ng seksyon ng mailing address, ngunit hindi kinakailangan.
Exemptions
Iiwan ng karamihan sa mga nagbabayad ng buwis na blangko ang mga puwang sa linya 4. Ang unang puwang sa linya 4 ay nagpapahiwatig na ang nagbabayad ng buwis ay hindi kasama sa backup withholding. Ang mga indibidwal at nag-iisang nagmamay-ari ay halos hindi kailanman magiging exempt sa backup withholding, ngunit sa ilang partikular na sitwasyon ay exempt ang mga korporasyon. Ang mga code at sitwasyon ng nagbabayad ay nakalista sa ikatlong pahina ng W-9. kung kwalipikado ka para sa isa sa mga kundisyong ito, ilalagay mo ang naaangkop na code number sa unang puwang para sa linya 4.
Nalalapat lang ang seksyon ng FATCA ng linya 4 kung isinusumite mo ang W-9 sa isang dayuhang institusyong pinansyal at hindi ka kasama sa pag-uulat ng Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). Sa sitwasyong iyon, suriin ang listahan ng mga code at dahilan sa ikatlong pahina ng W-9 form upang makita kung kwalipikado ka, at ilagay ang naaangkop na titik ng code sa espasyo ng FATCA sa linya 4. Kapag may pagdududa, tanungin ang institusyong pampinansyal na humihiling ng form kung dapat mong punan ang puwang na ito o hindi.
Impormasyon sa Numero ng Account
Ang huling linya sa seksyon ng personal na impormasyon ay tumutukoy sa 'mga numero ng account.' Dito, inililista ng nagbabayad ng buwis ang anumang mga account na mayroon sila sa IRS upang magbayad ng mga buwis o pre-payment para sa inaasahang mga obligasyon sa pananagutan sa buwis. Opsyonal ang impormasyong ito at karaniwang dapat iwanang blangko.
Taxpayer Identification Number (TIN)
Dapat kumpletuhin ang seksyon ng TIN hindi alintana kung ang nagbabayad ng buwis ay isang indibidwal, nag-iisang may-ari o entity ng negosyo.
- Ilalagay ng mga indibidwal ang kanilang social security number sa kanang bahagi ng form, sa mga ibinigay na espasyo.
- Maaaring gamitin ng mga solong proprietor at single-member LLC ang kanilang Social Security number o ang kanilang employer identification number (EIN), kahit na mas gusto ng IRS ang mga Social Security number.
- Kahit na ang isang partikular na indibidwal ang may pananagutan para sa entity, inilalagay ng ibang mga uri ng entity ng negosyo ang kanilang EIN sa mga ibinigay na espasyo.
Seksyon ng Sertipikasyon
Sa seksyong ito, nilagdaan ng nagbabayad ng buwis ang form at nagpapatunay na ang impormasyong nilalaman nito ay totoo. Ang pagkabigong magbigay o sadyang maghain ng maling impormasyon ay mapapatawan ng mga parusa ang nagbabayad ng buwis.
W-9 Compliance
Kung ikaw ay isang independiyenteng kontratista o negosyo na nagbibigay ng mga serbisyo sa isang kliyente o kung ikaw ay isang kumpanya na kumukuha ng mga indibidwal o entidad ng negosyo upang magbigay ng mga serbisyo, ang mga W-9 na form ay mahalaga para sa pagsunod sa buwis. Humingi ng propesyonal na payo mula sa isang kwalipikadong propesyonal sa buwis kung mayroon kang mga espesyal na pangyayari o hindi sigurado kung kailangan mong kumpletuhin o hilingin ang form na ito.
